Datenschutzerklärung

1. Einführung

Die Datenverarbeitung durch Smashpro sowie die Ausübung der Rechte des Nutzers in Bezug auf seine personenbezogenen Daten erfolgt gemäß der geltenden Gesetzgebung, insbesondere nach dem derzeit geltenden rechtlichen Datenschutzrahmen. Die vom Kunden oder Nutzer angegebenen Daten sowie weitere Daten, die im Rahmen der von Smashpro bereitgestellten Dienste erfasst und verarbeitet werden, dienen der Erbringung unseres Dienstes und können für operative, statistische, buchhalterische, finanzielle und administrative Zwecke verwendet werden. Der Nutzer erteilt hiermit unbeschadet der übrigen Bestimmungen dieses Dokuments seine Einwilligung zu diesem Zweck. Nach Löschung des Nutzerkontos werden nur die Daten aufbewahrt, die für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens rechtlich, operativ sowie für Verwaltung, Wartung und Weiterentwicklung des Systems und der damit verbundenen Infrastrukturen von Bedeutung und relevant sind. Wie bereits erwähnt, kann Smashpro Dritte mit der Erhebung und/oder Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Nutzers beauftragen sowie Wartungs- und Verwaltungsaufgaben im Rahmen von Dienstleistungs- oder Konzessionsverträgen für die Smashpro-Dienste übertragen, wobei diese Dritten uneingeschränkt denselben Geheimhaltungspflichten unterliegen und den geltenden rechtlichen Datenschutzrahmen einzuhalten haben.

2. Richtlinien zur Überprüfung der Effizienz der Datenverarbeitung und Sicherheit

Diese Richtlinie und ihre Wirksamkeit sind jährlich oder bei Bedarf zu überprüfen. Zu diesem Zeitpunkt kann diese Verordnung entsprechend aktualisiert werden; alle Beteiligten, auf die sich der Inhalt dieses Dokuments bezieht, sind zu informieren.

3. Erhebung personenbezogener Daten

Die Smashpro-Plattform speichert Nutzerdaten, wobei diese entweder direkt von den Nutzern selbst oder von anderen Einrichtungen eingegeben werden können, die die Dienste von Smashpro nutzen, insbesondere die Sportvereine, die unsere Plattform verwenden.

Von Nutzern eingegebene Daten

Wenn Nutzer ihre Daten direkt eingeben, handelt Smashpro als Datenverantwortlicher oder Data Controller und ist ausschließlich für deren Speicherung verantwortlich.

Von Sportvereinen eingegebene Daten

Wenn andere Einrichtungen Nutzerdaten eingeben, insbesondere die Sportvereine, die unsere Plattform nutzen, handelt Smashpro als Datenverarbeiter oder Data Processor, da sie die Nutzerdaten für eine dritte Stelle speichert und verarbeitet. Die Erhebung der von diesen Einrichtungen – den Sportvereinen – in die Smashpro-Plattform eingegebenen Daten liegt in der ausschließlichen Verantwortung derjenigen, die sie eingeben; sie sind daher verpflichtet, die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen einzuholen.

Nutzerdaten können außerdem von diesen Einrichtungen – den Sportvereinen – direkt per E-Mail oder auf anderem Weg an Smashpro übermittelt werden, der nicht vom vorherigen Fall erfasst ist. In diesen Fällen kann Smashpro die Nutzerdaten in die Plattform des Kunden importieren und fungiert als „Auftragsverarbeiter“ der Daten.

4. Zugriff auf personenbezogene Daten

Die Nutzer können jederzeit auf ihre in der Plattform gespeicherten personenbezogenen Daten zugreifen. Die Nutzer können zudem über eine E-Mail an support@smashpro.co eine Einsicht in ihre personenbezogenen Daten beantragen.

Die Zugriffe auf personenbezogene Daten, von wem auch immer, werden stets automatisch auf den digitalen Plattformen oder im Falle physischer Archivierung dokumentarisch erfasst, gemäß den Bestimmungen des geltenden Rechts und der DSGVO.

5. Speicherung personenbezogener Daten

Die Speicherung personenbezogener und sonstiger Daten hängt von ihrer Art und davon ab, wie sie erhoben wurden (siehe Abschnitt 3 für weitere Informationen zur Datenerhebung). Daher ist es notwendig, die Speicherverfahren in zwei Arten zu unterteilen: Daten, die auf der Smashpro-Plattform übermittelt werden, und Daten, die auf anderen Wegen übermittelt werden (E-Mail, Telefon, Brief oder andere von Smashpro nicht entwickelte Kanäle).

Auf der Smashpro-Plattform übermittelte Daten

Die von den Nutzern der Smashpro-Plattform übermittelten Daten können über die mobile App oder die Website eingegeben werden. Betriebsbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform werden direkt in einer Datenbank gespeichert.

Die von anderen Einrichtungen, insbesondere den Sportvereinen, die unsere Plattform nutzen, übermittelten Daten können über das Backoffice eingegeben werden, wobei die Vereine einen eigenen reservierten Zugang haben. Betriebsbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform werden direkt in einer Datenbank gespeichert.

Einige der Daten können dem transaktionalen E-Mail-System hinzugefügt werden, das für Benachrichtigungen über Buchungen, Registrierungen, Zahlungen und andere Vorgänge verwendet wird, und werden in den Systemen von Sengrid gespeichert.

Die IP-Adressen werden sowohl in der Datenbank gespeichert (möglicherweise verknüpft mit einer internen Nutzer-ID, wenn dieser im System ordnungsgemäß authentifiziert ist) als auch in Protokolldateien auf der Festplatte.

Auf anderen Wegen übermittelte Daten

Die uns auf anderen digitalen Wegen, etwa per E-Mail, zugesandten Informationen werden direkt auf dem E-Mail-Server gespeichert und können auch in physischer Form ausgedruckt oder in der Cloud (Google Drive) gespeichert werden. Über die übrigen Wege übermittelte Daten werden im physischen Archiv von Smashpro aufbewahrt und können ebenfalls digitalisiert und in den oben beschriebenen Speichermedien gespeichert werden.

6. Verwendung personenbezogener Daten

Die Daten (personenbezogen oder nicht) werden je nach ihrer Art für unterschiedliche Zwecke verwendet. Wie in Abschnitt 3 erwähnt, kann Smashpro als Data Controller oder Data Processor handeln, was die Verwendung personenbezogener Daten beeinflusst.

Verwendung von von Nutzern eingegebenen Daten

Die von den Nutzern auf der Plattform eingegebenen Daten werden zu betrieblichen Zwecken im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform selbst verwendet. Die für die Registrierung auf der Smashpro-Plattform erforderlichen Daten sind der Name des Nutzers, ein Passwort, seine E-Mail-Adresse und eine Mobilnummer. Die Mobilnummer wird zur Verifizierung des Nutzerkontos verwendet. Diese Daten werden erhoben, um die Erstellung eines Kontos auf der Smashpro-Plattform sicherzustellen und zu validieren. Der Nutzer hat Zugriff auf einen Kundenbereich, in dem er seine personenbezogenen Daten (die bei der Erstellung seines Kontos verwendet wurden) und seine Buchungen einsehen kann. Der Nutzer kann die Löschung seines Kontos beantragen, indem er eine schriftliche Anfrage per E-Mail an support@smashpro.co sendet.

Diese Daten können für interne Analysen, Debugging und Fehlerbehebung auf den Plattformen sowie für den Kundensupport verwendet werden. Diese Daten können außerdem für die Kommunikation (Marketing oder transaktional) mit dem Nutzer per E-Mail, Telefon und SMS verwendet werden. Die Verwendung der Nutzerdaten für Marketingkommunikation bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Nutzers. Der Nutzer kann seine Einstellungen außerdem jederzeit ändern und entscheiden, ob er derartige Mitteilungen erhalten möchte oder nicht.

Verwendung von von Sportvereinen eingegebenen Daten

Wie in Abschnitt 3 erwähnt, fungiert Smashpro in diesen Fällen im Rahmen der DSGVO lediglich als „Auftragsverarbeiter“ der Daten. In diesem Zusammenhang hat Smashpro keine Kenntnis von der Semantik oder dem Inhalt der eingegebenen Daten. Ein Sportverein kann beispielsweise die Ausweisnummer, das Geschlecht oder steuerliche Informationen mithilfe der Smashpro-Plattform den zusätzlichen Informationen seiner Nutzer zuordnen.

Die Erhebung und Verwendung der von diesen Einrichtungen – den Sportvereinen – in die Smashpro-Plattform eingegebenen Daten liegt in der ausschließlichen Verantwortung derjenigen, die sie eingeben; sie sind daher verpflichtet, die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen einzuholen.

Wie die oben beschriebenen Daten können auch Informationen, die Smashpro auf anderen als den oben beschriebenen Wegen übermittelt werden, in die interne Logik der Plattform integriert werden (z. B. von Kunden zur Importierung in die Plattform gesendete Daten) und für Kundensupport oder zur Behebung von Plattformproblemen verwendet werden.

7. Welche Rechte haben Sie?

Jederzeit können Sie Informationen über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern. Falls diese unrichtig, unvollständig oder irrelevant sind, können Sie deren Berichtigung oder Löschung verlangen. Sie können außerdem die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unter bestimmten Umständen die Datenübertragbarkeit verlangen. Besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, etwa aufgrund von Rechnungslegungsvorschriften oder anderen legitimen Gründen zur Speicherung der Daten, wie z. B. ausstehenden Forderungen, können wir Ihre personenbezogenen Daten nicht löschen. Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung der Daten für Werbezwecke jederzeit widerrufen. Sie können uns per E-Mail an support@smashpro.co kontaktieren. Ihre Rechte nach dem Datenschutzgesetz bleiben davon unberührt.

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, nicht zufrieden sind, können Sie eine Beschwerde bei der Nationalen Datenschutzkommission (www.cnpd.pt) einreichen.

8. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Smashpro Lda
Estrada Nacional N204-5 1979
4770-336, Landim
Portugal
NIPC 518596761
E-Mail: support@smashpro.co

[1] Data controller - Jede Organisation, die entscheidet, wie und warum Daten verarbeitet werden. Darunter versteht man die natürliche oder juristische Person, die Behörde, die Agentur oder eine andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt.

[2] Data processor - Die natürliche oder juristische Person, die Behörde, die Agentur oder jede andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Auftragsverarbeiter).